Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội
Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội là một công cụ quản lý rủi ro, giúp các tổ chức xác định, đánh giá và quản lý các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của cơ sở, doanh nghiệp.
Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội
☘ Tại sao bảng nhận diện rủi ro và cơ hội lại quan trọng?
Tăng cường khả năng dự đoán: Giúp doanh nghiệp xác định các sự kiện có thể xảy ra trong tương lai và chuẩn bị các kế hoạch ứng phó.
Cải thiện quá trình ra quyết định: Cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Giảm thiểu rủi ro: Giúp doanh nghiệp xác định và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng gây ra thiệt hại.
Tăng cường cơ hội: Giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các cơ hội để đạt được tăng trưởng và thành công.
Tuân thủ các yêu cầu về quản lý rủi ro: Nhiều tiêu chuẩn quản lý chất lượng (như ISO 9001, ISO 14001) yêu cầu các tổ chức phải thực hiện đánh giá rủi ro.
☘ Quy trình xây dựng bảng nhận diện rủi ro và cơ hội
Xác định phạm vi: Quy định rõ ràng phạm vi của bảng, bao gồm các quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ cần đánh giá.
Thành lập nhóm: Thành lập một nhóm đa chức năng để thực hiện đánh giá, bao gồm các đại diện từ các phòng ban liên quan.
Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau như dữ liệu lịch sử, ý kiến của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.
Xác định rủi ro và cơ hội: Liệt kê tất cả các rủi ro và cơ hội có thể xảy ra.
Đánh giá xác suất và tác động: Đánh giá xác suất xảy ra và mức độ tác động của từng rủi ro và cơ hội.
Xác định biện pháp: Xác định các biện pháp cụ thể để giảm thiểu rủi ro hoặc tận dụng cơ hội.
Theo dõi và đánh giá: Theo dõi thường xuyên hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện và cập nhật bảng nhận diện rủi ro khi cần thiết.
☘ Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội
* Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của cơ sở, tổ chức
Các yếu tố cần nhận diện để cung cấp các thông tin.
Bối cảnh bên ngoài:
– Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của cơ quan và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng hệ thống.
– Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước, tại địa phương.
– Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của địa phương.
– Sự tác động của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài.
Bối cảnh bên trong (nội bộ)
– Kết quả hoạt động trong nội bộ cơ quan, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật… tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.
– Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực).
– Tình hình văn hóa công sở.
– Tri thức của nguồn nhân lực, nhân viên trong công ty.
– Các quá trình của Hệ thống quản lý chất lượng (liên quan đến chức năng quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công).
Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
– Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
– Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương.
– Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.
– Nhu cầu, nguyện vọng của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp bên ngoài.
| Vấn đề | Nội dung | Rủi ro | Cơ hội |
| Bên ngoài | Cạnh tranh thị trường gay gắt | Mất khách hàng | Cải tiến sản phẩm cũ và phát triển những sản phẩm mới phù hợp, thích hợp. |
| Có thêm nhiều đố thủ cạnh tranh mới | Thị trường bị chia nhỏ | ||
| Ngày càng nhiều quy định pháp luật mới | Khó đảm bảo đáp ứng được tất cả các yêu cầu. | Hình thành động lực tuân thủ mạnh mẽ hơn trước. | |
| Bên ngoài | Năng lực nhân viên chưa đủ. | Không hoàn thành công việc theo yêu cầu. | Đào tạo nhân sự chuyên nghiệp. |
| Trang thiết bị, máy móc bị lạc hậu | Giảm năng suất lao động. | Đầu tư trang thiết bị mới hiện đại, cải tiến. |
* Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội từ nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.
| Các bên liên quan | Nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan | Rủi ro | Cơ hội |
| Khách hàng | Hàng hoá đảm bảo chất lượng. | Hàng hoá bị lỗi, không đảm bảo chất lượng yêu cầu. | Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát chất lượng. |
| Giá cả hợp lý | Giá thành cao | Giảm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm phù hợp nhu cầu khách hàng. | |
| Giao hàng đúng tiến độ | Giao hàng không đúng hạn. | Cải tiến dây chuyền sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất. | |
| Nhà cung cấp | Đặt hàng ổn định | Đặt hàng không ổn định | Tìm được nhà cung cấp khác phù hợp hơn. |
| Thanh toán đủ và đúng hạn | Thanh toán không đúng hạn. |
Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội
☘ Đánh giá rủi ro
Căn cứ từ kết quả tiến hành nhận định vấn đề tác động, trong đó xác định 03 mức độ rủi ro:
a. Thấp: mọi thứ đều ổn định, không có bất cập hoặc tác động ảnh hưởng.
Kết luận: Không phải là rủi ro hoặc cơ hội
b. Cao: có xuất hiện sự tích cực hoặc không tích cực có khả năng tác động.
Kết luận: Trường hợp tích cực là cơ hội, trường hợp không tích cực là rủi ro.
c. Rất cao: có xuất hiện tác động không tích cực đáng kể, gây ảnh hưởng diện sâu, rộng và thường xuyên, tác động vào việc tuân thủ quy định pháp luật, uy tín, hình ảnh…
Kết luận: Rủi ro và cần có hành động nhanh chóng, kịp thời.
Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro vốn có từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng.
☘ Giải quyết rủi ro và cơ hội
Sau khi nhận định, xác định rủi ro và cơ hội, cơ quan tiến hành thiết lập kế hoạch giải quyết rủi ro bằng cách đưa ra các biện pháp, cách thức thực hiện phù hợp. Trong đó phải làm rõ:
– Những hành động cụ thể sẽ đưa ra để thực hiện giải quyết rủi ro và cơ hội.
– Trách nhiệm cho từng hành động.
– Thời gian thực hiện
– Kết quả dự kiến sẽ đạt được.
Lãnh đạo cơ quan phê duyệt kế hoạch và chỉ đạo việc thực hiện tại các phòng, đơn vị. Định kỳ (tối thiểu 01 năm/lần), triển khai đánh giá và xác nhận tính hiệu lực của kế hoạch.
